As horas faturáveis são um dilema para a maioria dos advogados. O tempo com o trabalho para o cliente deve ser gasto com sabedoria. Se os clientes não conseguem perceber a correlação entre o tempo gasto e os resultados, é muito improvável que permaneçam com você ou deixem uma avaliação positiva.

A página “Como melhorar o fluxo de caixa do escritório de advocacia” fornece informações ótimas sobre como aproveitar ao máximo o seu dia. Ao automatizar tarefas repetitivas e usar o software de gestão de casos para organizar as informações e assim por diante, a produtividade melhora.

Mesmo assim, não é fácil administrar as prioridades de forma a não terminar o dia com a sensação de ter trabalhado muito, mas realizado pouco.

Problemas de gestão de tempo não são exclusivos dos profissionais do direito. Os advogados podem aprender com outros setores, como tecnologia, software e gestão de projetos, que têm implementado a abordagem Ágil com sucesso.

Quando implementadas corretamente, as metodologias ágeis ajudam os advogados a melhorar a eficiência, reter clientes mais satisfeitos, motivar os membros da equipe e promover uma cultura de responsabilidade entre os colaboradores.

O que é a Metodologia Ágil?

Antes de explicarmos o que são as metodologias ágeis e como os advogados podem aplicá-las, abordaremos o que significa Ágil.

Normalmente usada no mundo da tecnologia, Ágil é uma abordagem de gestão de projetos pela qual as equipes entregam valor para os clientes de forma rápida. O objetivo é entregar o trabalho de forma gradual, em vez de esperar que o produto seja finalizado e aperfeiçoado.

A metodologia é projetada para ser um mecanismo pelo qual as equipes respondem às alterações de requisitos, planos e resultados de forma rápida e fácil. É ótima para empresas de tecnologia e tem sido cada vez mais aplicada a outros setores, principalmente o jurídico.

Metodologias Ágeis para Advogados

Um número crescente de advogados tem usado a Metodologia Ágil para gerenciar projetos e auxiliar muitas práticas transacionais, como imigração, imóveis, casos de divórcio e constituição de empresas.

Enquanto muitos métodos tradicionais de gestão de projetos exigem muito trabalho inicial de planejamento e configuração, a beleza da Metodologia Ágil é sua capacidade de dividir um projeto em tarefas menores e proporcionar valor para o cliente de forma rápida.

As metodologias ágeis oferecem quatro valores principais ao setor jurídico:

1. Indivíduos e interações em vez de processos e ferramentas.
2. Foco nas necessidades do cliente, não no serviço que você oferece.
3. Colaboração com os clientes em vez de negociação sobre o escopo do serviço.
4. Responder à mudança em vez de seguir um plano.

3 técnicas ágeis que os advogados podem usar

Técnica nº 1: Tornar visíveis os processos invisíveis

Um dos principais problemas com o método moderno de trabalho é a falta de visibilidade. Na maioria das vezes, principalmente na área jurídica, o trabalho fica escondido. Pode ser difícil visualizar fluxos de trabalho e processos, e o trabalho em andamento geralmente fica escondido na tela ou, pior ainda, dentro da cabeça do funcionário.

A primeira etapa da Metodologia Ágil é dar uma forma física a esses processos “escondidos”. Os quadros Kanban (um termo japonês para “sinal” ou “cartão”) servem para isso. Usa-se um cartão de um quadro Kanban, conforme ilustrado abaixo, para fornecer uma forma física para um trabalho de conhecimento.

Os cartões são organizados com colunas que representam etapas do fluxo de trabalho. Na área jurídica, as etapas podem abranger de marketing e cotação à admissão do cliente, início do caso e assim por diante.

Com a Metodologia Ágil, você consegue ver as tarefas à medida que elas avançam pelas etapas relevantes de conclusão.

Técnica nº 2: usar histórias do usuário em vez de tarefas

A gestão de projeto baseada em tarefas não é para todo mundo. Para algumas pessoas, pode ser libertador, mas, para outras, pode parecer uma montanha de microtarefas infinitas. Na Metodologia Ágil, os advogados podem implementar a técnica popular chamada de história do usuário.

Em vez de definir cada tarefa necessária, os advogados podem criar uma frase com o problema que precisa ser resolvido e o motivo. Essa frase cria uma história do usuário para um cliente específico, suas necessidades e, principalmente, os motivos da necessidade.

Uma história do usuário com formato simples seria:

Como ________________________, eu preciso _________________, para que eu possa _________________________.

Em um escritório de advocacia, um exemplo dessa técnica ágil pode ser:

Como uma pessoa idosa com problemas de saúde, preciso garantir que meus bens sejam distribuídos igualmente aos meus dependentes após minha morte.

Com base nas histórias do usuário, você pode substituir diversas tarefas e anexar uma medida, por exemplo, “concluída”. É possível estabelecer se o problema da história do usuário foi resolvido.

Técnica nº 3: aprender e melhorar

O essencial da Metodologia Ágil é a ritualidade. Os rituais são maneiras rápidas e eficazes de sua equipe se comunicar, ajudar uns aos outros, garantir a responsabilidade e medir o progresso.

Os principais rituais são reunião de planejamento, levantamento diário, reunião de revisão e retrospectiva. O foco dos três primeiros tipos é, principalmente, o planejamento. A retrospectiva trata de processo e melhoria contínua.

Faça as seguintes perguntas:

• O que deu certo e devemos continuar fazendo?
• O que não deu certo e devemos parar de fazer?
• Qual alternativa devemos tentar?

Benefícios das Metodologias Ágeis para Advogados

Você consegue aplicar a Metodologia Ágil ao trabalho jurídico alterando um pouco a abordagem dos casos. Dividir os casos em várias etapas e incorporar a colaboração constante permite a melhoria contínua e a iteração em cada etapa.

Os principais benefícios da Metodologia Ágil para escritórios de advocacia são:

1. Flexibilidade: com os quadros Kanban, o trabalho mais importante é colocado no topo da pilha. O membro da equipe não precisa se preocupar com o que fazer depois de concluir uma tarefa. Ele só precisa selecionar o próximo item relevante da lista de pendências e começar a tarefa.
2. Economia de tempo: um quadro Kanban proporciona uma visão panorâmica de todas as tarefas de um projeto, e todos os membros da equipe conseguem ver o progresso coletivo e individual. Com essa visão abrangente, os membros da equipe identificam ineficiências e oportunidades de melhoria.
3. Eficiência: com uma perspectiva clara do que precisa acontecer, os membros da equipe veem com detalhes o que precisa ser feito, quando e por quem. O fluxo de trabalho e a função dos membros da equipe são definidos de forma simples.
4. Economia de dinheiro: uma equipe eficiente economiza tempo e dinheiro. Também entregam valor e trabalho de boa qualidade para os clientes. Todo mundo sai ganhando. Você diminui suas horas faturáveis, melhora a satisfação do cliente e aumenta as avaliações positivas.

A aplicação de metodologias ágeis é uma mudança ousada, mas necessária. Com a Metodologia Ágil, a abordagem de planejamento em ciclos mais curtos e iterativos significa que as prioridades podem ser alteradas de iteração à iteração. Assim, você consegue atender às necessidades do cliente de forma completa.

Ao trabalharmos com advogados, aprendemos que as metodologias ágeis ajudam a melhorar a produtividade e a eficiência. Leia mais.

Quer saber mais? Confira este artigo de 2016 da Harvard Business Review sobre como as metodologias ágeis estão se espalhando por diversos setores e funções e continuam a se propagar.