Estudos mostram que tarefas administrativas e manuais ocupam quase metade do tempo gasto em um escritório de advocacia. É uma quantidade enorme de seu tempo e também um custo grande para os clientes.

Felizmente, ferramentas projetadas especificamente para advogados podem reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas. Por sua vez, isso reduz suas horas não-faturáveis , aumenta a satisfação dos clientes e agrega valor real para eles.

Este artigo aborda a definição da automação da cadeia de tarefas, os benefícios e a maneira de implementá-la na prática jurídica.

O que é automação da cadeia de tarefas?

O trabalho jurídico consiste em realizar as tarefas em uma sequência específica, com ou sem pontos de dependência, e terminar tudo com eficiência.

Se você segue uma Metodologia Ágil para o seu trabalho jurídico, você já identifica essa cadeia de tarefas como parte do fluxo de trabalho.

A automação da cadeia de tarefas permite programar a execução de diversas tarefas predefinidas. As automações são úteis se você realizar tarefas repetitivas regularmente, pois economizam tempo e reduzem as horas não-faturáveis.

Os principais benefícios da automação da cadeia de tarefas

• A automação da cadeia de tarefas pode ser usada durante todo o ciclo de cada fluxo de trabalho, inclusive entre fluxos de trabalho.
• Com a automação da cadeia de tarefas, os membros da equipe ficam cientes da próxima etapa e as interrupções do trabalho dos advogados são reduzidas.
• Pelas funcionalidades de automação do Legalboards, você consegue montar sequências de tarefas sem nenhuma integração ou codificação complexa.
• Um processo predeterminado diminui a curva de aprendizado de novos membros da equipe.

Como criar uma automação da cadeia de tarefas

Como definir tarefas

Defina uma sequência de tarefas para criar uma automação da cadeia de tarefas. As tarefas podem ser executadas de forma recorrente predefinida ou sob demanda. O importante é definir quais tarefas devem ser executadas e as configurações e condições necessárias para que a tarefa seja iniciada.

Pode parecer complicado, mas é muito simples:

• Defina as tarefas que você quer automatizar.
• Adicione as tarefas à automação.
• Defina as configurações que devem ser usadas pela automação.
• Organize as tarefas pela ordem de execução.
• Defina um cronograma para as tarefas.

Como as tarefas são mais específicas para certas áreas jurídicas, prepare uma lista de tarefas. Normalmente, essas listas para cada tipo de trabalho dependem da área do direito e do status dos casos.

Supondo que, para este exercício, estamos lidando com um quadro com foco em área, a abordagem comum é definir um conjunto de tarefas que devem ser executadas em cada etapa.

Como criar um fluxo de trabalho de automação

Agora que você tem uma lista de tarefas por fase, para iniciar o processo de automação, basta identificar em que ordem executar as tarefas e quanto tempo elas vão demorar.

Exemplo de automação para admissão de cliente:

1. Um novo lead é gerado no site.
2. O novo lead aciona a criação de um cadastro do possível cliente no CRM.
3. Um e-mail com a confirmação de que a área responsável recebeu a consulta é gerado para o lead.
4. A recepcionista acompanha e agenda o lead para uma reunião inicial com o advogado.
5. A recepcionista atualiza o cadastro no sistema com o status “1ª consulta agendada”.

Se você tiver uma ferramenta ágil jurídica, defina quais gatilhos devem ser acionados para iniciar as próximas tarefas. Às vezes, você terá que acionar o gatilho assim que outra tarefa for concluída. Outras vezes, ele será acionado após um intervalo definido, porque uma fase de conclusão aguarda a aprovação de alguém.

Nos dois casos, é fácil preparar a automação para atribuir automaticamente novas tarefas para si ou para outros membros da equipe pelo modelo em cascata.

Também é possível forçar o início da próxima tarefa de forma automática depois que todas as condições forem atendidas.

Exemplos da automação da cadeia de tarefas

Ao trabalhar em equipe, tenho certeza de que você percebe que diversas tarefas acontecem em sequência toda vez que um novo caso é iniciado.

Sem o software de gestão de casos, esse processo deve se parecer com isto:

> Atribuir membros da equipe manualmente > Enviar um e-mail para os membros da equipe para atribuir tarefas > Aguardar a resposta dos membros da equipe > Aguardar a atualização dos membros da equipe

Isso funciona se sua equipe der o seu melhor, mas, para eliminar o erro humano inerente, os escritórios de advocacia podem usar software de gestão de casos como o Legalboards com automação da cadeia de tarefas.

É possível criar listas predefinidas de tarefas atribuídas para os membros da equipe com lembretes e atualizações automáticos.

Fluxo de trabalho automatizado

Com o software de gestão, você cria um fluxo para todos os processos. Os casos ficam atualizados e a carga administrativa dos membros da equipe é reduzida.

Uma nova admissão pode ser assim:

1. Executar uma verificação de conflito de interesses.
2. Enviar uma carta de novo cliente para ele.
3. Receber a carta de novo cliente assinada.
4. Receber o pagamento do cliente.
5. Abrir novo arquivo no software de gestão de projetos.
6. Reunião inicial agendada com o cliente.

Tudo isso pode ser feito manualmente, no entanto, muitas etapas são repetíveis e regulares, o que as torna as principais candidatas ao software de automação da cadeia de tarefas.

Com o Legalboards e a lista de tarefas, é possível uma sequência que automatiza 90% da carga de trabalho do fluxo acima. Talvez a equipe precise acionar o software para se movimentar entre as etapas, mas muitas das tarefas podem ser feitas de forma automática.

Por exemplo, quando a verificação de conflito é aprovada, o sistema pode ser acionado para enviar uma carta de novo cliente e adicionar o status “aguardando cliente” ao cadastro. Quando a carta é devolvida, o sistema pode ser acionado para enviar uma solicitação de pagamento e assim por diante.

Dessa forma, o sócio responsável terá uma visão geral do status de todas as tarefas e também evitará que itens saiam do controle. Todo mundo pode ver exatamente o que é esperado e até quando.

Comece a usar a automação da cadeia de tarefas

O essencial para o sucesso de um novo sistema de gestão de projetos é a adesão da equipe. Todos os membros da equipe devem entender a mudança e o que se espera deles.

Também é importante começar com uma parte gerenciável da carga de trabalho. Por exemplo, apenas o processo de admissão. Embora seja tentador se aprofundar, é muito melhor começar devagar e aumentar gradualmente o escopo da ferramenta.

Depois de usar a nova automação por várias semanas, você vai saber o que funcionou e o que não funcionou e, mais importante, como fazer com que a próxima automação seja bem-sucedida.

Entre em contato para compartilhar conosco como você prepararia uma cadeia de tarefas para sua área de especialização. Estamos construindo uma galeria com o melhor fluxo de trabalho ágil para diferentes áreas do direito. Seria um prazer ver o seu fluxo de trabalho e saber como ele aumenta a produtividade da sua equipe.